Kurzfristige Übernahme einer Projektleitungsfunktion

Da wir oft auch kurzfristig Projekte übernehmen können, wurde wir auch bei diesem Projekt in einem Konzernumfeld angefragt. Hier wurde das SAP SF LMS konzernweit geplant. Leider hat die Übernahme nicht problemlos geklappt, weshalb wir uns für keine langfristige Zusammenarbeit entschieden haben.

Herausforderungen des Projekts:

Eine besondere Herausforderung bestand schon in der Beschaffung der Informationen aus der Übergabe der Projektleitung sowie der in diesem Zusammenhang stehenden Status Quo Berichte. Wegen der Urlaubszeit waren auch viele Teammitglieder schwer erreichbar. Aufgrund der Größe und des Umfangs dieses Projektes war zudem die Kommunikation mit den vielen Projektmitgliedern aus unterschiedlichen Teams (Modulen) eine der größten Herausforderungen, was wiederum die Wichtigkeit der Kommunikation im Allgemeinen in den Fokus stellt.

Wie wir vorgegangen sind:

Nachdem alle Informationen vorhanden waren, konnten im weiteren die gerade stattfindenden Testings sinnvoll gestaltet und auch durchgeführt werden. Die Gestaltung der Testfälle, wie auch die Durchführung sowie auch Dokumentation der einzelnen Testfälle ist besonders in einem Konzernumfeld sehr herausfordernd und sollte mit viel Zeit und auch Kommunikation begleitet werden. Zudem ist eine detaillierte Dokumentation von großer Bedeutung und sollte zwingend stattfinden. Parallel zu den Testings wurden schon die ersten Up-Skillings für spezielle Key-User erstellt.

Weitere Aufgaben des Projekts:

• Knowledge transfer in SAP SuccessFactors Employee Central, Beratung der Projektprozesse
• Projektmanagement, Aufwandermittlung, Re-Source-Planung, Tracking, Qualität und Budget
• Know How transfer in einem komplexen Umfeld zur Antizipation von Abhängigkeiten
• Know How transfer der Implementierung des Designs
• Know How transfer im Globalen Rollout-Management
• Knowledge transfer im Projekt Management HR – SAP und SuccessFactors: LMS

Die Implementierung von SAP SF ist sehr zeit- und auch ressourcenintensiv. Da dies schon per se sehr Umfangreich ist, muss bei einer Konzernweiteren Implementierung dringend auf harmonierende Projektteams geachtet werden, welche auch oft und transparent in dem Projekt miteinander kommunizieren. Hier kann deutlich herausgestellt werden: Schweigen ist silber – Reden ist gold!

Arbeiten in einem außergewöhnlich wertschätzendem Projektteam

Zu diesem Projekt wurden wir kurzfristig angefragt, da die bisherige interne Projektleitung in ein anderes Unternehmens wechselte. Bis ein passender Ersatz gefunden wurde, sollte das Projekt der LMS-Implementierung weiter voran kommen. Somit sind wir Mitten in eine Implementierung hinzugestoßen. Bei unserer Übernahme war die technische Implementierung schon zu 80% abgeschlossen. Jedoch fehlte es noch an der individuellen Anpassung des LMS an das Unternehmen – inhaltlich, strukturell wie auch im Bereich Design.

Herausforderungen des Projekts:

Besonders herausfordernd war bei diesem Projekt die Übernahme während einer Implementierung. Somit war die Auswahl des LMS schon getroffen und auch wichtige technische Details. Somit musste alles andere diesen schon getroffenen Entscheidungen angepasst werden. Um auch strategisch wie strukturell die Ziele und Visionen im Bereich Personalentwicklung/Learning in dem LMS abzubilden, mussten grundlegende Informationen beschafft werden, welche zum Teil noch nicht vorhanden waren. Ein Beispiel hierfür war eine Kompetenzmatrix, welche für die LMS-Struktur benötigt wurde, wie auch im Weiteren das Rollenkonzept, Benachrichtigungen und Konzept zur Erstellung der Kurse wie auch das Einbinden von externen Content-Anbietern.

Wie wir vorgegangen sind:

Zu Beginn haben wir uns mit der ausscheidenden Projektleitung 2 Tage Vor Ort eingesperrt, um so viele Informationen rund um das Projekt wie auch zum aktuellen Stand der technischen Implementierung zu erhalten. Weiter wurden Informationen zu den Wünschen und auch Zielen zum praktischen Einsatz des LMS beschafft. Da hier noch einige wichtige Informationen fehlten, haben wir unterschiedliche Projektteams bei der Erstellung oder Sammlung der Informationen unterstützt. Besonders wichtig waren in diesem Zusammenhang die Erstellung eines Kompetenzrahmens, welcher auch passend zur Unternehmensvision wie auch -strategie entwickelt wurde. Dieser konnte dann als Basis für die LMS-Struktur genutzt werden. Weiter wurde mit dem Team das Rollenkonzept besprochen, wie auch welche Benachrichtigungen vom LMS aus an wen versendet werden, wer welche Kurse selbst erstellt, wie externe Inhalte auf dem LMS eingebettet werden können (inkl. Checkliste für den technischen Check von Scorm-Dateien) und die Darstellung von Reports mit den Daten aus dem LMS (mit passenden KPIs). Zudem konnten wir dann gegen Ende des Projekts auch bei der Kommunikationsstrategie zum unternehmensweiten launch des LMS unterstützen.

Weitere Aufgaben des Projekts:

• Beratung im Bereich LMS (Möglichkeiten, Berechtigungskonzept, Status-Quo Analyse)
• Beratung der Projektprozesse
• Projektmanagement, Aufwandermittlung, Re-Source-Planung, Tracking, Qualität und Budget
• LMS Content (Analyse des vorhandenen Lernmaterials und dessen Aufbereitung, Aufwandsermittlung sowie Unterstützung der jeweiligen Fachbereiche bei der Erstellung von Content)
• LMS Roll-Out Strategie Unterstützung hinsichtlich Kommunikationsstrategie sowie Change Management Strategie
• Dokumentation und Umsetzung des Wissenstransfers, Train-the-Trainer Schulung für Key User

Die Implementierung von jedem LMS ist eine Herausforderung, wobei alle aktuellen LMS-Systeme vom Aufbau gleich sind. Unterschiedlich ist nur die Handhabung der jeweiligen LMS-Oberfläche (ein Unterschied ist das LMS365 – dieses ist SharePoint basierend).

Was jedoch außergewöhnlich war bei diesem Projekt, ist die Arbeit in einem unglaublich wertschätzendem Team, dass sich gegenseitig unterstützt und auch gemeinsam an einem Strang zieht. Dies ist nicht immer der Fall und daher war es uns eine Freude, hier ein Teil dieses tollen Projektteams gewesen zu sein. Vielen Dank!